Datenschutzerklärung

Zeptix ist eine Multi-Tenant-Plattform. Es gibt drei Nutzergruppen mit unterschiedlichen Datenverarbeitungen:

• Besucher — jede Person, die zeptix.io aufruft, ohne sich zu registrieren. Zeptix ist Verantwortlicher.
• Tenant-Inhaber („Bot-Betreiber") — Person/Unternehmen, das einen kostenpflichtigen Account anlegt, einen Chatbot konfiguriert und auf einer Subdomain bereitstellt. Zeptix ist Verantwortlicher für die Account-Daten.
• End-User („Bot-Visitor") — jede Person, die mit einem von einem Tenant betriebenen Chatbot interagiert. Zeptix und der jeweilige Tenant-Inhaber sind gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO, siehe Abschnitt 12).

Wo derselbe Betreiber ein eigenes Produkt auf einer verknüpften Domain betreibt (z. B. VelonLabs: velonlabs.dev als Coding-Chat, velonlabs.app als Tools-Cloud und velonlabs.io mit verbundenem Workspace), werden Login, Mitgliedschaft und Credits tenant-bezogen über unseren gemeinsamen Kontodienst verwaltet. Es entsteht kein zweites Nutzerkonto. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Konto und Credits sowie lit. f für erforderliche Sicherheitslogs (berechtigtes Interesse: Schutz vor Missbrauch). Das technisch notwendige Cookie vl_token bleibt auf api.zeptix.io und wird bei Cross-Site-Aufrufen von Custom- und Satelliten-Domains mit SameSite=None; Secure; HttpOnly verwendet. Es ist kein Marketing-Cookie. Die Verknüpfung aktiviert kein zusätzliches Marketing-Tracking: GA4/Ads bleiben auf Zeptix-Marketing-Hosts beschränkt. VelonLabs ist ein First-Party-Produkt desselben Betreibers; insoweit besteht keine gemeinsame Verantwortlichkeit mit fremden Tenant-Inhabern. Die Regelungen nach Art. 26 für fremde Kunden-Bots bleiben unberührt.

3.1 Server-Logfiles. Bei jedem Aufruf werden technische Daten an unsere Server (Standort: Deutschland, Hetzner) übermittelt: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, User-Agent.

Zweck: Sicherstellung des Betriebs, Schutz vor Angriffen, Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb des Dienstes; da nur technisch notwendige Daten kurzzeitig verarbeitet werden, überwiegen deine schutzwürdigen Interessen nicht. Speicherdauer: 14 Tage, danach automatische Löschung oder Anonymisierung (Log-Rotation auf System-Ebene).

3.2 Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies und Storage-Mechanismen setzen wir einwilligungsfrei ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• vl_token — JWT-Auth-Token (HttpOnly, Secure, SameSite=None; auch für Satelliten-Login), 30 Tage
• zeptix_locale — Spracheinstellung (DE/EN), 30 Tage
• zeptix_tenant — Bot-Subdomain-Zuordnung für die Chat-Seite, 1 Tag
• vl_consent — speichert deine Cookie-Einwilligung (Statistik/Marketing), 180 Tage
• localStorage zx-theme — Theme-Einstellung (Hell/Dunkel), persistent bis Browser-Cache geleert wird

Statistik- und Marketing-Cookies (Google Analytics 4, Google Ads — siehe 3.5) werden ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Beim ersten Besuch zeigen wir ein gleichwertiges Cookie-Banner mit den Optionen „Nur notwendige", „Einstellungen" und „Alle akzeptieren" (kein Vorab-Häkchen). Bis zur Einwilligung werden keine Statistik-/Marketing-Skripte geladen (Google Consent Mode v2, Standard „denied"). Du kannst deine Wahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen. Eine vollständige Übersicht ist unter zeptix.io/cookies abrufbar.

3.3 Cloudflare. Zur Bereitstellung nutzen wir Dienste der Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA). Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP, User-Agent, Referrer) an Cloudflare-Server übertragen. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir setzen Cloudflare Turnstile als Bot-Schutz ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Cloudflare besteht ein AVV inkl. Standardvertragsklauseln.

3.4 Anonyme Reichweitenmessung (First-Party, cookielos). Wir betreiben eine eigene, datenschutzfreundliche Reichweitenmessung, um zu verstehen, wie viele Personen unsere Marketing-Seiten (zeptix.io, zeptix.de, zeptix.dev) besuchen, welche Seiten aufgerufen werden und über welche Quelle/Kampagne Besucher kommen. Dabei wird kein Cookie und keine Kennung auf deinem Gerät gespeichert. Pro Seitenaufruf verarbeiten wir anonymisiert: aufgerufener Pfad, Referrer-Domain, ggf. UTM-Parameter, grobe Geräteart (mobil/desktop) und das aus Cloudflare ermittelte Land. Im Rahmen dieser anonymen, cookielosen Messung zählen wir außerdem aggregierte Conversion-Ereignisse (Registrierung, Testlauf-Start, Kauf) — ausschließlich als Summenwert je Kampagne/Quelle, ohne Personenbezug und ohne Speicherung auf deinem Gerät. Für Tagesstatistiken werden gekürzte Verbindungsdaten mit einer täglich wechselnden pseudonymen Kennung verarbeitet; die Ergebnisse werden nur zusammengefasst ausgewertet. Da die Messung anonym ist und nichts auf deinem Gerät speichert, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich (Erwägungen der DSK zur einwilligungsfreien Reichweitenmessung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebs- und Reichweitenstatistik). Speicherort: unsere Server in Deutschland; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Messung läuft auch auf Tenant-Bot-Subdomains, dort ebenfalls ausschließlich anonym.

3.5 Google Analytics 4 und Google Ads (nur mit Einwilligung). Auf unseren Marketing-Seiten setzen wir — ausschließlich nach deiner Einwilligung (Abschnitt 3.2) — Google Analytics 4 (Statistik) sowie Google Ads (Marketing/Conversion-Messung und Remarketing) ein. Anbieter ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); eine Übermittlung an die Google LLC (USA) ist möglich. Verarbeitet werden u. a. gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung aktiv), Geräte-/Browser-Informationen, Online-Kennungen in Cookies (_ga, _ga_*, _gcl_*), aufgerufene Seiten und Interaktionen sowie — bei Klick auf eine unserer Anzeigen — Conversion-Ereignisse (z. B. Registrierung, Testlauf, Kauf). Zweck: Reichweiten- und Werbeerfolgsmessung, Optimierung unserer Kampagnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Über Google Consent Mode v2 sind alle Speicher-/Werbe-Signale standardmäßig auf „denied" gesetzt und werden erst nach deiner Zustimmung aktiviert. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Google LLC ist zertifiziert) sowie ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen; zusätzlich bietet Google ein Browser-Add-on zur Deaktivierung an (tools.google.com/dlpage/gaoptout). Aufbewahrung in GA4: standardmäßig bis zu 14 Monate auf Ereignisebene. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy. Auf Tenant-Bot-Subdomains werden Google Analytics und Google Ads nicht geladen.

Beim Newsletter-Anmeldeformular erheben wir: E-Mail-Adresse, IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel der Anmeldung und der Bestätigung (Double-Opt-In), Bestätigungstoken.

Zweck: Versand der angekündigten Informationen, Nachweis der Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer: bis zum Widerruf, danach Löschung der Anmelde-Daten innerhalb 30 Tagen; Nachweis-Daten der Einwilligung 3 Jahre (§ 195 BGB).

Die Angabe der E-Mail-Adresse ist freiwillig; ohne sie können wir den Newsletter nicht versenden. Die Einwilligung kannst du jederzeit über den Abmelde-Link widerrufen.

E-Mail-Versand erfolgt über IONOS SE (Montabaur, Deutschland) — Server in Deutschland, AVV besteht.

Wenn du einen kostenpflichtigen Account anlegst, verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort (sicherer Passwort-Hash, kein Klartext), Stripe-Kunden-ID, Account-Erstellungs-/Login-Zeitpunkte, gewählter Tarif und Status.

Zweck: Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Authentifizierung, Abrechnung. Speicherdauer: für die Vertragsdauer + gesetzliche Aufbewahrungsfristen (10 Jahre nach § 147 AO für rechnungsrelevante Daten, sonst 30 Tage nach Account-Löschung). Endet ein Abo, wird der zugehörige Chatbot deaktiviert und bis zu 60 Tage für Export, Reaktivierung oder Supportfälle aufbewahrt.

Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich; ohne sie kann kein Account angelegt und kein Bot betrieben werden.

Bei der Registrierung mit E-Mail und Passwort versenden wir eine Bestätigungsmail mit einem einmaligen, zeitlich begrenzten Verifizierungslink. Wir verarbeiten dafür: E-Mail-Adresse, einen kryptografischen Token (nur als Hash gespeichert), Zeitstempel der Anforderung und Bestätigung sowie die IP-Adresse und den User-Agent der Anforderung.

Zweck: Nachweis, dass die angegebene E-Mail-Adresse dir gehört, Schutz vor Fake- und Wegwerf-Registrierungen sowie Freischaltung des kostenlosen Start-Guthabens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsvermeidung). Bei einer Registrierung über einen externen Anbieter (Google, Discord) gilt die vom Anbieter bereits bestätigte E-Mail-Adresse als verifiziert. Speicherdauer: Verifizierungstokens verfallen nach 24 Stunden bzw. mit der Bestätigung; der Verifizierungsstatus wird für die Dauer des Accounts gespeichert.

Um Missbrauch kostenloser Start-Credits durch Mehrfachaccounts zu verhindern, verarbeiten wir E-Mail- und Anmeldeangaben, IP-Adresse und Netzbereich, eine pseudonyme Geräte-/Browser-Kennung (Fingerprint), grobe Geräte- und Systemeigenschaften sowie die Häufigkeit von Registrierungen. Die Kennung wird aus Browsermerkmalen und Geräteeigenschaften lokal berechnet; wir erhalten überwiegend Hash-Werte sowie ausgewählte grobe Geräteeigenschaften. Browserbezogene Rohsignale werden nicht an uns übertragen. Eine lokale Kennung unterstützt die Wiedererkennung. Weitere Hinweise sind auffällige E-Mail- oder Netzwerkzuordnungen und bereits verwendete Social-Login-Identitäten. Diese Daten können bei späteren Anmeldungen aktualisiert werden.

Diese Prüfung entscheidet in erster Linie darüber, ob und in welchem Umfang das kostenlose Start-Guthaben gutgeschrieben wird (0 statt Start-Credits bei begründetem Missbrauchsverdacht; zusätzlich kann das Start-Guthaben zeitlich portioniert / gedrosselt freigeschaltet werden). In klaren Fällen, in denen dasselbe Gerät bereits einem anderen Account desselben Chatbots kostenloses Start-Guthaben verschafft hat, kann der neu hinzukommende Zweitaccount für den betreffenden Chatbot gesperrt werden; der zuerst angelegte („echte") Account, bereits getätigte bezahlte Käufe und verdientes Guthaben bleiben davon unberührt. Es findet keine Bewertung mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Auf Wunsch prüfen wir eine ablehnende Bewertung oder Sperre manuell.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor der missbräuchlichen Vervielfachung owner-finanzierter Gratis-Credits. Die Signale werden nicht zu Werbe- oder Profilbildungszwecken genutzt und nicht tenantübergreifend zu Marketingzwecken zusammengeführt. Speicherdauer: Grant-Protokolle und Missbrauchssignale (einschließlich der gehashten Geräte-Kennung, des strukturierten groben Hardware-Subsets und der IP zum Registrierungszeitpunkt) bis zu 12 Monate, danach Löschung oder Anonymisierung.

Freiwillige Kontaktdaten als Vertrauensanker. Du kannst in deinem Konto freiwillig Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) hinterlegen. Das ist keine Pflicht. Diese Angaben dienen der Konto-Verifizierung und verringern eine etwaige zeitliche Drosselung deiner Start-Credits. Die Telefonnummer speichern wir zusätzlich als Hash-Wert (pseudonymisiert), um eine Mehrfachnutzung derselben Nummer über verschiedene Accounts als schwaches Missbrauchssignal zu erkennen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Hinterlegst du freiwillig eine Zahlungsmethode als Vertrauensanker, wird diese ausschließlich bei unserem Zahlungsdienstleister (Stripe) gespeichert; wir verarbeiten nur eine pseudonyme Karten-Kennung (Fingerprint), um dieselbe Karte über mehrere Accounts als schwaches Missbrauchssignal zu erkennen — keine vollständigen Kartendaten. Diese Daten werden nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Bewusst wahrheitswidrige Angaben können zur Sperrung des Accounts führen.

Wenn der Bot-Betreiber GitHub freischaltet, kannst du GitHub zur Anmeldung, gegebenenfalls Registrierung oder Verknüpfung unter „Mein Account“ verwenden. Anmeldung und Registrierung sind getrennt freischaltbar. Zur Authentifizierung und eindeutigen Zuordnung speichern wir GitHub-Nutzer-ID, Login, Anzeigename, Avatar-Adresse, bestätigte E-Mail-Adresse und Verknüpfungs-/Anmeldezeitpunkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die von dir gewählte Anmeldefunktion. Die Verknüpfung bleibt bis zum Trennen oder zur Account-Löschung gespeichert; weitere Account-Daten unterliegen den übrigen Löschfristen dieser Erklärung.

Die Login-App fordert nur Profil- und E-Mail-Zugriff an. OAuth-Tokens werden für den serverseitigen Identitätsabruf genutzt und nicht dauerhaft als Login-Verknüpfung gespeichert. Repository-Zugriff benötigt die separate GitHub-App-Freigabe im Agent-Modus. GitHub erhält beim Aufruf seiner Anmeldung unter anderem technische Verbindungsdaten und verarbeitet diese nach der GitHub-Datenschutzerklärung; eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Du kannst die Verknüpfung im Account trennen, sofern ein weiterer Login-Weg bleibt, und die App-Freigabe zusätzlich bei GitHub widerrufen.

Wenn du dein eigenes Vercel-Konto mit Zeptix verbindest, speichern wir die Installations- und gegebenenfalls Team-Kennung, die freigegebenen Projekt-/Deployment-Zuordnungen sowie den OAuth-Zugang verschlüsselt und an dein Zeptix-Konto und den gewählten Tenant gebunden. Dies dient der von dir angeforderten Verbindung und Veröffentlichung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugangsdaten werden nicht in Website-Dateien oder KI-Prompts übernommen. Mit „Trennen“ wird die lokale Verbindung einschließlich der gespeicherten Launch-Daten gelöscht; die Integration kannst du zusätzlich bei Vercel widerrufen. Bereits veröffentlichte Websites bleiben in deinem Vercel-Konto bestehen.

Erst bei deiner ausdrücklichen Veröffentlichung übermitteln wir die geprüften Website-Dateien oder die gewählte GitHub-Repository-/Commit-Zuordnung und erforderliche Projektdaten an Vercel Inc. Beim Verbinden erhält Vercel technische Verbindungsdaten. Vercel verarbeitet diese Daten für dein dortiges Hosting-Konto nach seinen Vertragsbedingungen und seiner Datenschutzerklärung; eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Der optionale Zeptix-Chatbot bleibt bei Zeptix; seine Wissensbasis und Gesprächsverläufe werden nicht als Website-Dateien an Vercel übertragen.

Chatbot-Betreiber können Inhalte selbst hochladen oder im Dashboard über die Trainings-KI einpflegen:

• Wissensbasis-Dokumente und Trainings-Inhalte (PDF oder dialogisch eingegebene Inhalte, max. derzeit 50 MB pro Datei) — Inhalte werden zur Beantwortung deiner Anfragen aufbereitet und gespeichert
• System-Prompt — definiert das Verhalten des Bots
• Branding (Logo, Farben, Bot-Name)

Hochgeladene Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben außer zur konkreten LLM-Anfrage (siehe Abschnitt 7). Speicherort: unsere Server in Deutschland. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Vertragsdauer; nach Vertragsende wird der Bot deaktiviert und die Wissensbasis bis zu 60 Tage für Export oder Reaktivierung aufbewahrt, danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Verantwortung des Chatbot-Betreibers: Du als Betreiber bist dafür verantwortlich, dass du an hochgeladenen oder über die Trainings-KI eingegebenen Inhalten die nötigen Rechte hast und keine personenbezogenen Daten Dritter ohne Rechtsgrundlage einpflegst.

Wenn ein eingeloggter Chatbot-Betreiber oder End-User mit einem auf Zeptix gehosteten Chatbot interagiert, werden die folgenden Daten verarbeitet.

Stand der Implementierung (14.10.2026): Registrierte End-User können je nach Bot-Konfiguration mit einem Tenant-Chatbot interagieren. Der jeweilige Tenant-Inhaber entscheidet über Zugang, Endnutzer-Planlimits, Free-Credits, Upgrades und Credit-Aufladungen.

7.1 Was gespeichert wird. Chat-Inhalte und Conversation-ID in unserer Datenbank in Deutschland. Tenant-Zuordnung, Zeitstempel, Account-Identifier, Status der Tenant-Mitgliedschaft, Plan-/Credit-Kontingente, Verbrauchszähler und Abrechnungsereignisse werden verarbeitet, soweit dies für Betrieb, Missbrauchsschutz, Support und Abrechnung erforderlich ist. IP-Adresse 14 Tage in Server-Logs; abrechnungs- und nachweisrelevante Zähler bis zu 24 Monate.

Speicherdauer der Chats (rollenbasiert): Bist du eingeloggt (Tenant-Inhaber oder registrierter End-User), bleibt dein Konversationsverlauf erhalten, solange dein Account besteht — für Agent-Archive gelten die gesonderten Abläufe in Abschnitt 7a; normale KI-Chats kannst du jederzeit selbst löschen, und bei Account-Löschung wird er entfernt. Chats anonymer Gast-Nutzer (ohne Account) werden spätestens nach 90 Tagen automatisch gelöscht, da hier kein dauerhafter Zweck und keine eigene Verwaltungsmöglichkeit besteht.

Datenherkunft (Art. 14 DSGVO): End-User-Daten erhalten wir in der Regel direkt aus der Eingabe im Chat. Soweit ein Tenant-Inhaber im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit (Abschnitt 12) Daten über seine End-User einstellt oder zuordnet (z. B. bei der End-User-Verwaltung), stammen diese vom jeweiligen Tenant-Inhaber.

Es findet kein Tracking über mehrere Tenants hinweg zu Werbezwecken statt. Optionale Wiedererkennungs- oder Marketing-Funktionen kann der Tenant-Inhaber nur aktivieren, wenn hierfür eine eigene Rechtsgrundlage besteht.

7.2 Weitergabe an KI-Dienstleister. Für die beauftragte KI-Leistung übermitteln wir notwendige Nachrichten, Wissensauszüge und Projektinhalte an die eingesetzten KI-Dienstleister. Ein Auftrag kann mehrere Anbieter einbeziehen; der Einsatz richtet sich nach Funktion, Tarif und gewählten Einstellungen. Die Dienstleisterübersicht nennt die konkreten Empfänger, Datenkategorien, Regionen, Transfergarantien sowie Unterschiede bei Speicherung und Trainingsnutzung. Optional angebotene Anbieter verarbeiten Inhalte nur bei entsprechender aktiver Auswahl. Für Agent Modus und Editoren gelten ergänzend die folgenden Abschnitte.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erbringung der vereinbarten Leistung und lit. f für den sicheren Betrieb. Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, ist möglich. Es gelten die je Anbieter beschriebenen Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, gültige Angemessenheitsbeschlüsse. Angaben und Kopien der einschlägigen Garantien kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Für Chatbot-Betreiber bleiben die vereinbarten Informations- und Widerspruchsrechte bestehen: Änderungen automatisch eingesetzter Auftragsverarbeiter werden mindestens 14 Tage vorher angekündigt; zusätzliche optionale KI-Anbieter spätestens bei Freischaltung in der Übersicht genannt.

7.3 Hinweis auf eingebbare Daten. End-User sollten keine sensiblen personenbezogenen Daten eingeben (Gesundheits-, Finanz-, Kontodaten, Passwörter), es sei denn, der Tenant-Inhaber weist explizit darauf hin und hat entsprechende Schutzmaßnahmen getroffen.

7.4 Tenant-internes Caching und Optimierung. Zur Kostenkontrolle und Antwortbeschleunigung kann Zeptix innerhalb desselben Tenants bereits beantwortete, gleichartige Anfragen zwischenspeichern und für spätere Antworten erneut verwenden oder umformulieren. Der Cache ist tenant-isoliert, wird nicht tenantübergreifend genutzt und dient nicht dem Training fremder KI-Modelle. Eine Verarbeitung personenbezogener Inhalte zu Trainingszwecken erfolgt grundsätzlich nicht ohne ausdrückliche Einwilligung.

7.5 Sicherheits-Moderation. Zum Schutz von End-Usern und Tenant-Inhabern werden Chat-Inhalte automatisch durch Sicherheitsdienste von OpenAI auf schädliche Inhalte (Selbstgefährdung, sexueller Missbrauch, Gewalt, Hass, illegale Aktivitäten) geprüft. Es werden Text-Auszüge übermittelt; OpenAI nutzt API-Daten gemäß ihrer Datenpolicy nicht für Training. Geflaggte Ereignisse werden in unserer Datenbank in Deutschland 6 Monate gespeichert (zur Nachweisführung gegenüber Behörden, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Tenant-Inhaber können in ihrem Dashboard konfigurieren, über welche Kanäle (Discord-Webhook, E-Mail, In-App) sie über solche Ereignisse alarmiert werden möchten.

7.6 End-User-Verwaltung durch Tenant-Inhaber. Tenant-Inhaber können in ihrem Dashboard registrierte End-User ihres Bots einsehen und Status-Aktionen vornehmen (aktiv / suspendiert / gesperrt / gelöscht). Sie können außerdem Endnutzer-Planlimits, Free-Credits und Credit-Modi konfigurieren. Diese Verwaltung erfolgt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit (siehe Abschnitt 12). Status- und relevante Kontingentänderungen werden mit Zeitstempel, Grund und ausführender Person protokolliert (Audit-Log, Aufbewahrung 12 Monate).

7.7 API-Zugriff und Webhooks (Entwickler-Funktionen). Tenant-Inhaber können optional einen lesenden API-Zugriff (Personal-Access-Token) auf die Daten ihres eigenen Bots einrichten sowie Webhooks anlegen, über die Bot-Ereignisse (z. B. abgeschlossene Nachrichten) an einen von ihnen betriebenen HTTPS-Endpunkt übermittelt werden. Aktivieren Inhaber Webhooks, werden Konversationsinhalte ihres Bots an diesen Endpunkt weitergeleitet; für die dortige Verarbeitung ist der Inhaber verantwortlich. Zur Sicherheit protokollieren wir die letzte Nutzung eines API-Tokens (Zeitstempel, IP) sowie Zustellprotokolle der Webhooks (Status, Auszug der Antwort). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

7.8 Teilen-Funktionen und Launch-Ankündigung (freiwillig). An öffentlich geschalteten Chatbots sowie im Dashboard bieten wir Teilen-Schaltflächen für soziale Netzwerke (X, LinkedIn, Facebook, WhatsApp, E-Mail) an. Diese sind als einfache Links („Shariff"-Prinzip) umgesetzt: Es werden keine Drittanbieter-Skripte, keine Tracking-Pixel und keine Cookies geladen. Daten fließen erst dann an das jeweilige Netzwerk, wenn du die Schaltfläche aktiv anklickst und dessen Seite öffnest; ab diesem Zeitpunkt gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Sofern dein Browser die Web-Share-API unterstützt, wird stattdessen der native System-Teilen-Dialog deines Geräts genutzt — auch dabei verarbeiten wir keine zusätzlichen Daten. Schaltet ein Tenant-Inhaber seinen Bot erstmals öffentlich, kann er freiwillig (Opt-in) wählen, seinen Launch in unserem offiziellen Discord-Server (#launches) anzukündigen. Nur in diesem Fall übermitteln wir den öffentlichen Bot-Namen, eine kurze Beschreibung und den Bot-Link an Discord (Discord Inc., USA); ohne ausdrückliche Zustimmung erfolgt keine Übermittlung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO (Einwilligung bzw. berechtigtes Interesse an Reichweite). Bei der Übermittlung an Discord (USA) stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Der Agent Modus verarbeitet Konto- und Workspace-Zuordnungen, Anzeigenamen, Chats, bereitgestellte Projektdateien, Änderungen sowie technische Ausgaben zur Bearbeitung deiner Aufträge. Projektdateien und Sicherungen können personenbezogene Daten, Git-Historien und Autorenangaben enthalten. Chats und Dateisicherungen werden zur Fortsetzung der Arbeit gespeichert.

Zwecke sind die beauftragte Bearbeitung, Ausführung, Wiederherstellung, Zusammenarbeit und Verbrauchsabrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Betriebs-, Sicherheits- und Fehleranalysen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; gesetzlich erforderliche Abrechnungsnachweise auf lit. c. Wer Daten anderer Personen bereitstellt, muss dazu berechtigt sein und eine passende Rechtsgrundlage sicherstellen. Bei einer Verarbeitung für eine Organisation richten sich die Verantwortlichkeiten und ein erforderlicher Vertrag nach Art. 28 DSGVO nach dem konkreten Auftrag; eine Workspace-Freigabe ersetzt diesen Vertrag nicht.

Workspace-Daten liegen auf unserer Infrastruktur in Deutschland. Für einen KI-Auftrag können mehrere KI-Dienstleister den erforderlichen Gesprächs-, Datei- und Werkzeugkontext sowie ausgewählte Bilder verarbeiten. Der Einsatz richtet sich nach der beauftragten Funktion und den jeweiligen Einstellungen; Chat und Agent Modus können unterschiedliche Einstellungen verwenden. Die Dienstleisterübersicht nennt die Empfänger, Datenkategorien, Verarbeitungsregionen und relevanten Speicher- und Trainingsbedingungen. Optionale Dienste werden nur bei entsprechender Auswahl verwendet. Es besteht keine allgemeine Zusage einer ausschließlich europäischen Verarbeitung. Wir nutzen die Inhalte nicht zum Training eigener KI-Modelle.

GitHub ist optional. Bei einer Verbindung verarbeiten wir Profil- und Kontozuordnung, freigegebene Repositories, Berechtigungen und Einladungen. GitHub erhält die für Anmeldung, Suche und ausdrücklich beauftragte Datei-, Schreib- oder Mitgliederaktionen erforderlichen Daten, einschließlich eingegebener Suchbegriffe und freigegebener Inhalte. Es gelten die Vertrags- und Datenschutzbedingungen des jeweiligen GitHub-Kontos; Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich.

Freigegebene Workspace-Mitglieder sehen im Umfang ihrer Rolle die Dateien sowie sämtliche bisherigen und künftigen Chats dieser Quelle und den Anzeigenamen des Chat-Erstellers. Andere Workspaces oder persönliche Kontobereiche werden dadurch nicht freigegeben. Ein Entzug der Freigabe beendet diesen Zugriff; separate GitHub-Rechte und bereits erhaltene Kopien können bestehen bleiben.

Für Betrieb, Fehleranalyse und Abrechnung speichern wir technische Nutzungs- und Fehlerprotokolle, Laufzeiten, KI- und Credit-Verbrauch sowie die Zuordnung zum Nutzer und Auftrag. Berechtigte Plattform-Administratoren können Chats, Dateien und diese Protokolle für Support und Sicherheitsprüfung lesend einsehen. Sie werden dadurch nicht öffentlich. Technisch notwendige Browser-Speicherung merkt sich Bedien- und Layoutpräferenzen.

Agent-Chats und Dateisicherungen bleiben zur Bereitstellung und Wiederaufnahme des Workspace gespeichert. Das Stoppen eines Auftrags, Entfernen eines Workspace-Eintrags oder Trennen einer Verbindung löscht diese Archive nicht automatisch. Sie werden gelöscht, wenn der Bereitstellungszweck entfällt oder ein berechtigtes Löschverlangen vorliegt, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Abrechnungsnachweise, fortbestehende geteilte Workspaces und Kopien bei GitHub sind gesondert zu berücksichtigen.

Die allgemeinen Funktionen für Account-Export und Account-Löschung erfassen Agent-Archive derzeit noch nicht vollständig. Auskunft, Export, Berichtigung, Löschung und Einschränkung kannst du über [email protected] anfordern. Benenne Account und Workspace, ohne Passwörter oder Schlüssel zu senden. Nach Prüfung deiner Identität und Berechtigung bearbeiten wir die Anfrage innerhalb der gesetzlichen Fristen. Beschwerde- und Widerspruchsrechte bleiben bestehen; für eigene GitHub-Daten kann zusätzlich eine Anfrage an GitHub nötig sein.

Bei einer ausdrücklich verbundenen Serverquelle verarbeiten wir Verbindungs- und Zugangsangaben, den ausgewählten Projektbereich und Übertragungsnachweise. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und für die beauftragte Verbindung verwendet; sie werden nicht als KI-Kontext an Modellanbieter weitergegeben. Ausgewählte Dateien werden als Workspace-Kopie bearbeitet und können im erforderlichen Umfang an eingesetzte KI-Dienstleister gelangen. Schutzmaßnahmen beim Import ersetzen nicht deine Prüfung auf personenbezogene Daten und eingebettete Geheimnisse.

Eine optionale FiveM-Serversteuerung verarbeitet Ressourcenstatus, Spieleranzahl ohne Spielerkennungen, begrenzte technische Leistungsmessungen und Aktionsprotokolle. Beim Trennen der Serververbindung löschen wir die aktiven Zugangsdaten und Steuerungsberechtigungen bei uns. Vorhandene Workspace-Kopien folgen den genannten Löschregeln. Sicherungen und installierte Steuerungsdateien auf deinem Server bleiben dort unter deiner Verwaltung; eine installierte Steuerung muss separat beendet oder entfernt werden. Betriebliche Sicherungskopien werden im regulären Sicherungszyklus ersetzt.

Datenschutz: Agent Modus · Subprocessors · GitHub Privacy Statement

Zahlungen werden über Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irland) abgewickelt. Wir erhalten von Stripe nur die für die Vertragsabwicklung nötigen Daten (Zahlungsstatus, Stripe-Kunden-ID, letzte 4 Stellen der Karte). Wir speichern keine Kreditkarten-Vollnummern oder CVCs.

Als alternativen Zahlungsweg bieten wir PayPal an, betrieben durch die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg). Wählst du PayPal, werden die zur Zahlungsabwicklung nötigen Daten (Name, E-Mail-Adresse, PayPal-Transaktions-/Order-ID, Betrag) an PayPal übermittelt und von uns nur als Transaktionsreferenz gespeichert. Vollständige Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung) sehen und speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutzerklärung Stripe: stripe.com/de/privacy · PayPal: paypal.com/de/legalhub/privacy-full.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht weitergegeben außer an:

• Dienstleister (Hosting, Auslieferung, E-Mail, Zahlungen und KI-Verarbeitung; je nach Aufgabe als Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher)
• Gemeinsam Verantwortliche (Tenant-Inhaber, siehe Abschnitt 12)
• Behörden, soweit gesetzlich zur Auskunft verpflichtet

Dienstleister, Verarbeitungsorte und Datenschutzbedingungen: zeptix.io/subprocessors.

Einige Auftragsverarbeiter (insbesondere LLM-Anbieter, Cloudflare) sind in den USA ansässig. Übermittlungen erfolgen ausschließlich auf Basis von:

• EU-US Data Privacy Framework (sofern der Anbieter zertifiziert ist)
• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Beschluss 2021/914) inkl. ergänzender technischer Maßnahmen
• ggf. ausdrücklicher Einwilligung in Einzelfällen

Du hast jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — E-Mail mit Stichwort „Auskunft"
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — im Account oder per E-Mail
• Löschung / Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Lieferung als JSON
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Kontakt zur Ausübung: [email protected]

Du hast außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig:

Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (CPDP)
bul. Prof. Tsvetan Lazarov Nr. 2
1592 Sofia, Bulgarien
Tel. +359 2 915 3519
www.cpdp.bg

Zum Schutz vor Missbrauch können wir zur Bearbeitung deiner Anfrage einen Nachweis deiner Identität verlangen, wenn berechtigte Zweifel bestehen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Wir bearbeiten Anfragen in der Regel innerhalb 7 Tagen, spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Insbesondere erstellen wir keine Profile zur Bewertung von Personen.

Der Chatbot erzeugt KI-gestützte Antworten — das ist die vertraglich vereinbarte Leistung selbst und keine Entscheidung über dich. Die automatische Sicherheits-Moderation (Abschnitt 7.5) filtert ausschließlich schädliche Inhalte und trifft keine Entscheidung über deine Person. Sperr- oder Suspendierungsentscheidungen gegenüber End-Usern werden vom jeweiligen Tenant-Inhaber getroffen (mit menschlicher Beteiligung), nicht rein automatisiert durch die Plattform.

Bei der Verarbeitung von End-User-Daten in Chatbots, die von Tenant-Inhabern auf Zeptix betrieben werden, sind Zeptix und der jeweilige Tenant-Inhaber gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Aufteilung der Verantwortlichkeiten:

• Bereitstellung der technischen Plattform — Zeptix
• Sicherheit der Plattform (TOM, Backups, Patches) — Zeptix
• Auswahl der Wissensbasis und des System-Prompts — Tenant
• Information der End-User über die Datenverarbeitung — primär Tenant
• Beantwortung von Betroffenenanfragen für Chats — primär Tenant (Zeptix leitet weiter)
• Rechtsgrundlage für Chat-Inhalte — Tenant

Die vollständige Vereinbarung wird zwischen Zeptix und jedem Tenant beim Account-Onboarding verbindlich abgeschlossen. End-User können ihre Rechte sowohl gegenüber Zeptix als auch gegenüber dem jeweiligen Tenant geltend machen.

Zeptix stellt eine GPAI-basierte Plattform bereit, auf der Tenant-Inhaber ihre eigenen Chatbots betreiben. Soweit der EU AI Act anwendbar ist, gelten folgende Hinweise:

• Art. 50 — Transparenzpflicht: Endnutzer werden vor dem ersten Chat eindeutig darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI interagieren (siehe AI-Disclosure-Modal und Endnutzer-Bedingungen).
• Art. 5 — verbotene Praktiken: Tenant-Inhaber sind vertraglich verpflichtet, ihre Bots nicht für verbotene KI-Anwendungen einzusetzen (manipulative Techniken, Social Scoring, Echtzeit-Biometrie, etc. — siehe Acceptable Use Policy).
• Art. 6 / Anhang III — Hochrisiko: Zeptix ist nicht für Hochrisiko-Anwendungen freigegeben. Wer einen Bot z. B. für medizinische Diagnose, Kreditwürdigkeitsprüfung, Personalauswahl, Justiz oder Migration nutzen will, muss dies vorab mit uns vertraglich klären; ohne ausdrückliche schriftliche Freigabe ist das eine Vertragsverletzung.
• Art. 85 — Recht auf Beschwerde: Wenn du der Auffassung bist, dass ein auf Zeptix gehosteter Bot gegen den EU AI Act verstösst, kannst du eine Beschwerde bei der zuständigen Marktüberwachungsbehörde einreichen sowie uns über zeptix.io/legal/incident-reporting informieren.
• Logging & Aufbewahrung: Soweit erforderlich (insb. bei Hochrisiko- Konfigurationen), führen wir Aufzeichnungen entsprechend Art. 12 / 19 AI Act und halten diese auf behördliche Anforderung bereit.

Zentrale Anlaufstelle für alle AI-Act- und behördlichen Anfragen ist die im Impressum genannte E-Mail-Adresse [email protected].

Für die Meldung problematischer Inhalte oder Bot-Verhaltens existiert ein zentraler Notice- and-Action-Kanal: zeptix.io/legal/incident-reporting. Dort findest du auch die Pflichtangaben für eine wirksame Meldung sowie die zuständigen E-Mail-Postfächer für Datenschutz, Abuse und Strafverfolgung.

• Server-Logs (IP, User-Agent) — 14 Tage
• Newsletter-Anmeldedaten — bis Widerruf, dann 3 Jahre Nachweis
• Tenant-Account-Daten — Vertragsdauer + 30 Tage
• Buchhaltungsrelevante Daten — 10 Jahre (§ 147 AO)
• Normale KI-Chats eingeloggter Nutzer — bis Account-Löschung (jederzeit selbst löschbar); Agent-Archive: Abschnitt 7a
• Chats anonymer Gast-Nutzer — spätestens 90 Tage, danach Löschung
• Sicherheits-Moderation-Events (geflaggte Inhalte, Auszug max. 500 Zeichen) — 6 Monate
• Audit-Log / End-User-Statusänderungs-Logs (inkl. IP, Sperrung, Suspendierung) — 12 Monate
• E-Mail-Verifizierungs-Token — 24 Stunden gültig, danach ungültig/gelöscht
• Free-Credit-Grant-Protokolle & Missbrauchssignale (normalisierte E-Mail, IP, Geräte-Fingerprint) — bis zu 12 Monate, danach Löschung/Anonymisierung
• Wissensbasis-Dokumente — Vertragsdauer + 30 Tage
• Backups (verschlüsselte DB-Dumps) — rollierend 14 Tage; nach Löschung können Daten daher noch bis zu 14 Tage in Sicherungskopien fortbestehen
• Cookies zeptix_locale — 30 Tage; zeptix_tenant — 1 Tag; vl_consent (Cookie-Einwilligung) — 180 Tage
• Anonyme First-Party-Reichweitenmessung (cookielos, täglich wechselnde pseudonyme Kennung) — bis zu 24 Monate aggregiert
• Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung) — Ereignisdaten standardmäßig bis 14 Monate; Google-Ads-Conversion-Cookies bis 90 Tage

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen entsprechend Art. 32 DSGVO:

• TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Verbindungen
• Schutz gespeicherter Zugangsdaten durch Verschlüsselung oder sichere Passwort-Hashes
• Zugriffsbeschränkung auf Produktiv-Systeme über SSH-Schlüssel mit Passphrase
• regelmäßige System-Updates (mindestens monatlich)
• automatisierte Backups, getestete Wiederherstellung
• Logging und Monitoring sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Trennung von Test- und Produktiv-Umgebung

Eine vollständige TOM-Dokumentation kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Datenpannen. Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir diese, soweit erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und informieren betroffene Personen unverzüglich, wenn ein hohes Risiko besteht (Art. 34 DSGVO).

Die aktuelle Verarbeitung (KI-gestützter Chat ohne Profiling, ohne automatisierte Einzelentscheidungen, ohne systematische Verarbeitung besonderer Datenkategorien) erreicht nach unserer Bewertung nicht die Schwelle eines voraussichtlich hohen Risikos, die eine zwingende Datenschutz-Folgenabschätzung auslöst. Wir prüfen dies fortlaufend und führen eine DSFA durch, sobald risikoerhöhende Funktionen hinzukommen (z. B. Profilbildung, Verarbeitung sensibler Daten im großen Umfang oder automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung).

Diese Datenschutzerklärung wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert. Eingeloggte Tenant-Inhaber werden bei wesentlichen Änderungen vor Inkrafttreten per E-Mail informiert. Die jeweils aktuelle Version ist immer unter zeptix.io/privacy abrufbar.

Aktuelle Version: 14.10.2026